首次參加展覽可能讓人感到緊張，但只要準備好關鍵文件和工具，你就能自信應對。以下是為新手設計的準備清單，建議在展覽前2至4週開始準備，分為三類：文件、人員準備和工具與設備。
1. 必備文件
這些文件確保攤位設置和入場順利進行。
- 攤位設計圖
顯示層板、燈具、櫃子或插座位置的平面圖。
提示：向攤位承建商或主辦單位索取圖紙，確認是否符合需求（例如書展需更多書架，珠寶展需展示櫃）。 - 設備申請表
用於申請額外設施，如電源插座、網路設備或特殊傢具（例如展示櫃）。
提示：查看主辦單位網站上的展商手冊，了解申請截止日期和費用，提前3至4週提交。 - 參展證
載有公司名稱和攤位號碼的入場證，入場時必須出示。
提示：確認主辦單位提供多少張參展證，展前分發給工作人員。 - 通訊錄
包含現場工作人員、貨運公司、主辦單位聯絡窗口和攤位承建商的聯繫資訊。
提示：將通訊錄儲存為數位檔案（如Google試算表）並列印一份，方便現場使用。
2. 工作人員準備
確保團隊準備充分，展現專業形象。
- 工作人員手冊
包含攤位位置、產品資訊、展品擺放方式、服裝要求、銷售目標及收集競爭者資訊的方法。
提示：展前1週召開會議，審閱手冊，並準備常見客戶問題的問答集。 - 展前會議
討論集合地點、行程安排及應急計劃（如處理技術問題）。
提示：為每位員工分配角色（如接待、產品展示），避免現場混亂。
3. 工具與設備
攜帶以下物品，確保攤位運作順暢且具吸引力。
- 展覽物料
足夠的產品或樣品供展示和演示；宣傳品（如傳單、名片、贈品）。
提示：多準備一些物料，以免展覽中途耗盡。 - 文具用品
書寫工具（筆、記號筆）、訂書機、膠帶、剪刀、便利貼；小型工具組（如螺絲刀、美工刀）以應對臨時調整。
提示：將這些物品裝進標記清楚的箱子，方便取用。 - 電力與科技設備
延長線、擴充插座、轉接頭和行動電源；平板電腦或QR碼用於收集潛在客戶資訊（若適用）。
提示：事先測試所有設備，並確認場地的電壓要求。 - 其他用品
小型推車用於搬運物品；衛生與安全用品（如消毒液、簡易急救包）。
提示：確認展覽規則，某些物品（如大型推車）可能需事先申請。
成功參展的小建議
- 提早開始：提前4至6週準備，避免臨時抱佛腳。
- 詳閱展商手冊：主辦單位提供的展商手冊包含規則、截止日期和聯繫資訊，是你的最佳參考。
- 模擬測試：提前模擬攤位設置，確保佈局和設備正常運作。
- 保持靈活：展覽中可能有突發狀況，善用通訊錄和手冊快速解決問題。
有了這份參展準備清單，你已經準備好在首次展覽中大放異彩。祝你展覽成功！